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HR-Software und staffSign verbinden: Vom Bewerberstatus automatisch zum Vertrag

staffSign Team ·

Ein Kandidat wird in der HR-Software auf „eingestellt” gesetzt. Und dann geht die Handarbeit los: Daten abtippen, Vertrag anlegen, nachsehen, ob unterschrieben wurde, das Ergebnis wieder eintragen. Jeder dieser Schritte ist klein. Zusammen kosten sie Zeit und sind eine zuverlässige Fehlerquelle.

Das geht auch ohne. Wenn Ihre HR-Software mit staffSign verbunden ist, passiert das meiste von allein.

So sieht der Ablauf aus

Stellen Sie sich einen Personaldienstleister vor, der seine Bewerber in einer HR-Software verwaltet:

  1. Der Disponent setzt einen Kandidaten auf „Zusage erteilt”.
  2. Aus den vorhandenen Daten entsteht in staffSign automatisch der Vertrag. Name, E-Mail, Startdatum und Vergütung müssen nicht noch einmal getippt werden.
  3. Der Kandidat bekommt den Signaturlink per E-Mail und unterschreibt auf dem Smartphone.
  4. Sobald er unterschrieben hat, wechselt der Status in der HR-Software.
  5. Der fertige, signierte Vertrag landet in der Personalakte.

Niemand muss dazwischen etwas anklicken, kopieren oder nachfragen.

Was dafür nötig ist

Die Verbindung besteht aus zwei Teilen:

  • Vertrag auslösen: Ihre Software sagt staffSign, welcher Vertrag zu welchem Kandidaten erstellt werden soll. Dafür nutzt sie die staffSign-Schnittstelle (API). Den Zugang dazu erzeugen Sie im Dashboard als API-Key, die Schritte stehen in der API-Dokumentation.
  • Status zurückmelden: staffSign gibt Bescheid, wenn sich etwas tut, zum Beispiel „versendet”, „unterschrieben” oder „abgeschlossen”. Das läuft über sogenannte Webhooks, die Sie im Dashboard einrichten.

Wie Sie das umsetzen, hängt von Ihrer Software ab. Manche Systeme bringen Automatisierungen mit, die Sie selbst klicken können. Bei anderen übernimmt Ihre IT oder ein Dienstleister die Einrichtung. Die technischen Details stehen in der API-Dokumentation, die sich vor allem an Ihre IT richtet.

Zwei Dinge sind dabei gut zu wissen:

  • Für einen Vertrag braucht es unter anderem Name und E-Mail beider Parteien, Startdatum und Vergütung. Welche weiteren Angaben die Vorlage verlangt, hängt von der Vorlage ab. Sie müssen also nur klären, welches Feld aus Ihrer HR-Software wohin fließt.
  • Webhooks sind abgesichert. Ihr System kann prüfen, dass eine Meldung wirklich von staffSign kommt.

Was Sie davon haben

  • Weniger Tipparbeit. Daten werden einmal erfasst, nicht dreimal.
  • Weniger Fehler. Kein falsches Startdatum, weil jemand eine Zahl vertauscht hat.
  • Jederzeit Überblick. Der Vertragsstatus steht dort, wo Sie ohnehin arbeiten.
  • Ordnung in der Ablage. Das signierte Dokument kommt automatisch an die richtige Stelle.

Was kostet das?

Der Zugang zur Schnittstelle kostet nichts extra. Sie zahlen wie gewohnt pro Vertrag:

VertragsartPreis
Unbefristeter Vertrag (AES)3,00 €
Befristeter Folgevertrag (QES)6,00 €
Befristeter Erstvertrag inkl. Identifikation (QES)10,00 €

Bevor Sie loslegen

  • Starten Sie klein: ein Vertragstyp, ein Testlauf mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse.
  • Legen Sie fest, wo die Daten „führend” gepflegt werden. Am besten an genau einer Stelle.
  • Bewerberdaten wandern zwischen zwei Systemen. Stimmen Sie sich kurz mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Sie wollen vorab klären, ob Ihr Setup passt? Sprechen Sie uns an, wir schauen gemeinsam darauf.

→ Jetzt kostenlos starten auf staffsign.de

Dieser Artikel wurde mit KI-Unterstützung erstellt.